Problem:
Folgende Excel-Tabelle soll in Word als Serienbrief gruppiert nach Stadt ausgegeben werden:
| Stadt | Nachname | Vorname |
|---|---|---|
| Berlin | Boehm | Hannelene |
| Bremen | Engelbert | Richard |
| Bremen | Faustmann | Kirsten |
| Bremen | Häger | Dominikus |
| Frankfurt | Krist | Zita |
| Frankfurt | Liersch | Marta |
Die Ausgabe in Word soll gruppiert erfolgen. D.h. die Stadt soll nur einmal benannt werden und nicht für jeden Datensatz angezeigt werden. So soll es aussehen:
Berlin:
Bohm, Hannelene
Bremen:
Engelbert, Richard
Faustmann, Kirsten
Häger, Dominikus
Frankfurt:
Krist, Zita
Liersch, Marta
Lösung:
In Word wird dazu die Serienbrieffunktion „Verzeichnis“ genutzt. Dadurch können mehrere Gruppen auf einer Seite angezeigt werden. Es wird also nicht jedes Mal, wie bei einem Serienbrief, eine neue Seite erzeugt.
Um die Gruppen zu bilden, muss über die Feldfunktion folgendes eingegeben werden:
{ if { mergeseq } = "1" "{ mergefield stadt }:" ""}{ set stadt1 { mergefield stadt } } ###Hier kommt eine Absatzmarke hin (ENTER-Taste)
{ if { stadt2 } <> { stadt1 }" ###Hier kommt eine Absatzmarke hin (ENTER-Taste)
{ mergefield stadt }: {mergefield Nachname} {mergefield Vorname}" ###Hier kommt eine Zeilenumbruchmarke hin (Shift+ENTER-Taste)
"{mergefield nachname} {mergefield vorname}"}{ set stadt2 {mergefield stadt} } ###Hier kommt eine Absatzmarke hin (ENTER-Taste)
Hinweise:
Download Musterdateien: