Textteile in Word-Dokument mehrfach verwenden

Problem

Sie haben mit Word z.B. einen Vertrag erstellt, in dem Sie bestimmte Informationen mehrfach eingeben müssen. So taucht z.B. der Vor- und Nachname des Vertragspartners auch auf jedem einzelnen Blatt des Anhangs immer wieder auf.

Bisher haben Sie diese Informationen entweder immer wieder neu geschrieben oder mit der Funktion „kopieren“ und dann „einfügen“ vervielfacht.

Das geht aber auch einfacher und sicherer (Vermeidung von Tippfehlern).

Lösung

1. Schritt: Ursprungsfelder als Textmarke festlegen

Legen Sie an einer Stelle im Dokument fest, welche Daten eingegeben werden. Ich empfehle Ihnen dazu eine letzte Seite einzufügen, auf der Sie alle einzugebenden Daten in einer Tabelle hinterlegen. Dadurch vermeiden Sie, dass Sie Einträge übersehen.

Um nun den Ursprungstext als Textmarke festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

• Markieren Sie den Eintrag und klicken dann auf den Befehl „Einfügen > Gruppe: Hyperlinks > Textmarke“, legen Sie dort einen Namen fest (z.B. VornameNachname) und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
• Der Text ist nun als Textmarke definiert.

2. Schritt: Textmarke an den Wiederholungsstellen verwenden

Legen Sie nun fest, an welchen Stellen im Dokument der Text wiederholt werden soll.

Um die Textmarke einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie mit dem Cursor an die Stelle, an der die Textmarke eingefügt werden soll.
• Klicken dann auf den Befehl „Einfügen > Gruppe: Hyperlinks > Querverweis“.
• Wählen Sie im Drop-Down-Feld „Verweistyp“ den Eintrag „Textmarke“ aus.
• Wählen Sie im Drop-Down-Feld „Verweisen auf“ den Eintrag „Textmarkeninhalt“ aus.
• Lassen Sie „Als Hyperlink aktivieren“ aktiviert.
• Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Einfügen“.

Ihr Feldinhalt der Textmarke wird nun angezeigt.

3. Schritt: Änderungen im gesamten Dokument aktualisieren

Wenn Sie den Ursprungstext im Dokument ändern, ändern sich die Inhalte der eingefügten Textmarken nicht automatisch.

Um die Textmarken zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Markieren Sie das gesamte Dokument mit der Tastenkombination STRG+A.
• Drücken Sie dann die Taste F9. Dadurch werden alle Felder aktualisiert.

4. Schritt: Felder (Textmarken) immer grau hinterlegt anzeigen.

Damit Sie zu jedem Zeitpunkt sehen, wo sich ein Feld befindet, schalten Sie die entsprechende Funktion wie folgt ein:

• Klicken dann auf den Befehl „Datei > Optionen > Registerkarte: Erweitert > Bereich: Dokumenteninhalt anzeigen“ und wählen Sie im Drop-Down-Feld Feldschattierung„ den Eintrag „Immer“ aus.
• Speichern Sie diese Einstellung mit Klick auf die Schaltlfäche „OK“.