Excel Wiedervorlage mit Untertabelle

Die Wiedervorlage stellt im Büroalltag hohe Anforderungen an diejenigen Personen, die eine große Anzahl von Vorgängen zu verwalten haben.

Eine gute Wiedervorlage berücksichtigt u.a. folgende Arten der Wiedervorlage:

• Aufgaben, die einmalig vorkommen
• Aufgaben, die wiederkehrend vorkommen
• Aufgaben, bei denen Fristen / Kündigungsfristen im Blick behalten werden müssen

Sicherlich gibt es Software-Produkte, die auch ganz besondere Einzelfälle berücksichtigen. Der Aufwand sich in diese Systeme einzuarbeiten ist jedoch sehr groß und in vielen Fällen werden die Funktionen am Ende deshalb nicht benutzt.

Die hier vorgestellte Excel-Datei arbeitet mit nur zwei Tabellenblättern:

• Tabellenblatt „Aufgaben“:
  • Es enthält die einzelnen Aufgaben.
  • In Spalte E kann ein EDV-Verzeichnis angegeben werden, in dem sich die zur Aufgaben gehörenden Dokumente befinden.
• Tabellenblatt „Erledigt am“:
  • Dieses Tabellenblatt dient der Erfassung von einzelnen Terminen, die wiederkehrend durchgeführt werden.
  • Beispiel zur Vorgehensweise:
    • Sie laden monatlich am Anfang des Monats die Kontoauszüge des vergangenen Monats auf Ihren PC herunter.
    • Die optimale Bedienung erreichen Sie, wenn Sie Tabellenblatt „Aufgaben“ auf Bildschirm 1 anzeigen lassen und Tabellenblatt „ErledigtAm“ auf Bildschirm 2 anzeigen lassen. (Dafür Registerkarte „Ansicht“ anklicken und im Bereich „Fenster“ auf den Befehl „Neues Fenster“ klicken.)
    • Wenn Sie nun im Tabellenblatt „Aufgaben auf die gewünschte Zeile in der Spalte A klicken, wird diese ID (Identifikationsnummer) als Filterkriterium für Tabellenblatt „ErledigtAm“ verwendet. Sie sehen dann also auf Bildschirm 2 alle Einträge, die zur ID der Aufgabe gehören, die Sie auf Tabellenblatt „Aufgaben“ doppelt angeklickt haben.
    • Sie können nun auf Tabellenblatt „ErledigtAm“ eine neue Zeile hinzufügen.
    • In unserem Beispiel würden Sie nun als einen neuen Termin eintragen, so dass Sie den Überblick behalten, wann Sie das letzte Mal Ihre Kontoauszüge heruntergeladen haben.

Die nachfolgende Datei enthält die praktische Lösung. Bitte beachten Sie, dass die Datei in Tabellenblatt „Aufgaben“ ein VBA-Makro enthält, um die Doppelklick-Funktion auslösen zu können. Sie erhalten daher beim ersten Start eine Sicherheitswarnung, die Sie bestätigen müssen.

Download der Excel-Datei "Wiedervorlage mit Untertabelle " hier klicken.

Wenn Sie Fragen zur Bedienung haben, können Sie sich gerne per E-Mail an den Autor wenden.

Quellcode des Tabellenblatt „Aufgaben“

Option Explicit

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
   
  If Target.Column = 1 Then
     Tabelle3.Range("A2").Value = Target.Value
     Target.Copy
  End If

'Alternative Variante mit Doppelklick
'Private Sub Worksheet_BeforeDoubleClick(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)
   
  ' Tabelle3.Range("A2").Value = Target.Value
  ' Target.Copy
  ' Cancel = True

  If Tabelle2.AutoFilterMode Then
     Tabelle2.AutoFilterMode = False
  End If
  
  If Not ActiveSheet.AutoFilterMode Then
     Tabelle2.Range("A1").AutoFilter
     Tabelle2.Range("A1").AutoFilter 1, Tabelle3.Range("A2").Value
  End If


End Sub

Erläuterung:

• In Tabellenblatt „Tabelle1“ steht in Spalte A in jeder Zeile eine Identifikationsnummer (also eine Zahl).
• Diese Zahl soll per einfachem Klick (bzw. Doppelklick - muss dann im VBA-Code auskommentiert werden) auf das jeweilige Feld an ein fest vorgegebenes Feld (A2) auf das Tabellenblatt „Tabelle3“ übergeben werden.
• In Tabellenblatt „Tabelle2“ ist eine Liste enthalten, die mehrere Einträge zur gleichen Identifikationsnummer der Tabelle1 enthält (also eine Untertabelle).
• Wenn nun der Benutzer in Tabelle1 einen Doppelklick auf eine Zelle der Spalte A ausführt, wird die jeweilige Identifikationsnummer zuerst nach Tabelle2 in das Feld A2 kopiert. Anschließend wird dieser Wert verwendet, um in Tabelle2 alle Einträge zu filtern, die in Spalte A diesen Wert enthalten.

Autor: Andreas Heil
Artikel aktualisiert am: -
Artikel erstellt am: 10.05.2024