Outlook: Ordnerhierarchie für Ablage erstellen

Ihr E-Mail-Programm dient einerseits dem Empfang Ihrer Nachrichten, andererseits aber auch der Ablage des E-Mail-Verkehrs. Um den Überblick zu behalten, ist es notwendig, eine passende Ordnerstruktur anzulegen.

Nachfolgend finden Sie dafür ein Beispiel:

• Allgemeines
  • Ausgang: Infos an alle MA
  • Eingang: Anfragen
  • Eingang: Fortbildungen
  • Eingang: News
• Abteilungen
  • Betreutes Wohnen
  • Stationär: Betreuung
  • Stationär: Hauswirtschaft
  • Stationär: Küche
  • Stationär: Pflege
  • Stationär: Technik
  • Stationär: Verwaltung
• Behörden
  • Bund: BMG
  • Bund: Deutsche Rentenversicherung
  • Bund: GKV-Spitzenverband
  • Bund: Robert-Koch-Institut
  • Bund: Statistisches Bundesamt
  • Bund: Transparenzregister
  • Land: MDK
  • Land: Ministerium Gesundheit
  • Land: Pflegekasse
  • Land: Regierungspräsidium
  • Land: Statistisches Landesamt
  • Stadt: Bürgeramt
  • Stadt: Feuerwehr
  • Stadt: Finanzamt
  • Stadt: Gesundheitsamt
  • Stadt: Heimaufsicht
  • Stadt: Integrationsamt
  • Stadt: Polizei
  • Stadt: Seniorenbeirat
  • Stadt: Sozialamt
  • Stadt: Staatsanwaltschaft
  • Stadt: Veterinäramt
  • Stadt: Zoll
• Bewohner
• Firmen (externe Dienstleister)
  • Bildungseinrichtungen (Ausbildung, Fortbildung)
  • Dachorganisationen (Bund, Land, Kommunal)
  • Dienstleister (Betriebsarzt, Botendienst, Brandschutzbeauftragter, Caterer, Datenschutzbeauftragter, Labor, Rechtsanwalt, Steuerberater, Verlage)
  • Fachhandel (Apotheken, Baumarkt, Büromaterial, EDV-Hardware, EDV-Software, Elektro, Heizung-Sanitär, Hygieneartikel, Nahrungsmittel, Sanitätshaus, Werbegeschenke)
  • Großhandel (Amazon, Conrad, Metro etc.)
  • Handwerker (Architekt, Aufzug, Brandmeldeanlage, Dachdecker, Elektro, Fliesenleger, Heizung-Sanitär, IT-Technik, Maler, Schornsteinfeger, Telefontechniker)
  • Kostenträger
  • Krankenkassen
  • Organisationen (Vereine als Interessenvertreter, nicht Behörden!)
  • Sicherheitsdienst / Notruf für Alarmanlage
  • Software-Anbieter (Abrechnung, Dienstplanung, Finanzbuchhaltung, Gehalts-Software, Pflegedokumentation, Tourenplanung)
  • Versicherer (Berufsgenossenschaft, Gebäude, Haftpflicht, Krankenversicherer, Rechtsschutz, Rentenversicherer)
  • Versorger/Entsorger (Abfallunternehmen, Gas, Strom, Telefon Festnetz, Telefon mobil, Wasser)
• Gremien
  • Extern: Staatlich (Gemeinde, Kommune, Kreis, Land, Bund)
  • Intern: Besprechung Fachbereich, Arbeitsschutz, Brandschutz, Datenschutz, Gesellschafterversammlung, Hygienekommission, QM-Sitzung, Redaktionssitzung, Verwaltungsausschuss,
• HR
  • Bewerbungen: Anzeigen
  • Bewerbungen: Eingang MA
  • Bewerbungen: Eingang FSJ / Praktikanten
  • Bewerbungen: Personaldienstleister
  • Bewerbungen: Stellenbörsen
  • Bildung: Ausbildung
  • Bildung: Fortbildung
  • Leasing
  • Praktika
• Infos
  • Allgemein
  • Studien/Vortraege
  • Umfragen
  • Veranstaltungen
• Kostenträger
• Mitarbeiter
• Planung: Berichte
  • Geschäftsbericht
  • Presse
  • Zukunftsplanung / Strategie
• Planung: Projekte
  • Planung 1
  • Planung 2
• Planung: Verhandlungen
  • Kostenträger
  • Tarifvertrag
• Zuweiser (Ärzte, Ergotherapie, Krankenhäuser, Logopädie, Pflegeeinrichtungen, Physiotherapie, Podologe, Rehakliniken)

Wenn Sie Fragen zur Bedienung haben, können Sie sich gerne per E-Mail an den Autor wenden.

Autor: Andreas Heil
Artikel aktualisiert am:
Artikel erstellt am: 27.11.2022