Word / Excel Serienbrief mit Gruppierungen erstellen bzw. Verzeichnis mit Gruppierungen erstellen

Problem:

Folgende Excel-Tabelle soll in Word als Serienbrief gruppiert nach Stadt ausgegeben werden:

StadtNachnameVorname
BerlinBoehmHannelene
BremenEngelbertRichard
BremenFaustmannKirsten
BremenHägerDominikus
FrankfurtKristZita
FrankfurtLierschMarta

Die Ausgabe in Word soll gruppiert erfolgen. D.h. die Stadt soll nur einmal benannt werden und nicht für jeden Datensatz angezeigt werden. So soll es aussehen:

Berlin:
Bohm, Hannelene

Bremen:
Engelbert, Richard
Faustmann, Kirsten
Häger, Dominikus

Frankfurt:
Krist, Zita
Liersch, Marta

Lösung:
In Word wird dazu die Serienbrieffunktion „Verzeichnis“ genutzt. Dadurch können mehrere Gruppen auf einer Seite angezeigt werden. Es wird also nicht jedes Mal, wie bei einem Serienbrief, eine neue Seite erzeugt.

Um die Gruppen zu bilden, muss über die Feldfunktion folgendes eingegeben werden:

{ if { mergeseq } = "1" "{ mergefield stadt }:" ""}{ set stadt1 { mergefield stadt } } ###Hier kommt eine Absatzmarke hin (ENTER-Taste)
{ if { stadt2 } <> { stadt1 }" ###Hier kommt eine Absatzmarke hin (ENTER-Taste)
{ mergefield stadt }: {mergefield Nachname} {mergefield Vorname}" ###Hier kommt eine Zeilenumbruchmarke hin (Shift+ENTER-Taste)
"{mergefield nachname} {mergefield vorname}"}{ set stadt2 {mergefield stadt} } ###Hier kommt eine Absatzmarke hin (ENTER-Taste)

Hinweise:

Die nachfolgende Datei enthält die praktische Lösung.

Download der Word-Datei und der Excel-Datei "Serienbrief gruppiert mit Word und Excel" hier klicken.

Tipp: Video zum Thema

Wenn Sie Fragen zur Bedienung haben, können Sie sich gerne per E-Mail an den Autor wenden.


Autor: Andreas Heil
Artikel aktualisiert am: 07.03.2023
Artikel erstellt am: 05.08.2010