PflebIT - Pflegeinformatik in der Praxis

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====== Word / Excel Serienbrief mit Gruppierungen erstellen bzw. Verzeichnis mit Gruppierungen erstellen ======

__Problem:__\\ 

Folgende Excel-Tabelle soll in Word als Serienbrief gruppiert nach Stadt ausgegeben werden:

^Stadt^Nachname^Vorname^
|Berlin|Boehm|Hannelene|
|Bremen|Engelbert|Richard|
|Bremen|Faustmann|Kirsten|
|Bremen|Häger|Dominikus|
|Frankfurt|Krist|Zita|
|Frankfurt|Liersch|Marta|


Die Ausgabe in Word soll gruppiert erfolgen. D.h. die Stadt soll nur einmal benannt werden und nicht für jeden Datensatz angezeigt werden. So soll es aussehen:

Berlin:\\ 
Bohm, Hannelene

Bremen:\\ 
Engelbert, Richard\\ 
Faustmann, Kirsten\\ 
Häger, Dominikus

Frankfurt:\\ 
Krist, Zita\\ 
Liersch, Marta


__Lösung:__\\ 
In Word wird dazu die Serienbrieffunktion "Verzeichnis" genutzt. Dadurch können mehrere Gruppen auf einer Seite angezeigt werden. Es wird also nicht jedes Mal, wie bei einem Serienbrief, eine neue Seite erzeugt.

Um die Gruppen zu bilden, muss über die Feldfunktion folgendes eingegeben werden:


<code>
{ if { mergeseq } = "1" "{ mergefield stadt }:" ""}{ set stadt1 { mergefield stadt } } ###Hier kommt eine Absatzmarke hin (ENTER-Taste)
{ if { stadt2 } <> { stadt1 }" ###Hier kommt eine Absatzmarke hin (ENTER-Taste)
{ mergefield stadt }: {mergefield Nachname} {mergefield Vorname}" ###Hier kommt eine Zeilenumbruchmarke hin (Shift+ENTER-Taste)
"{mergefield nachname} {mergefield vorname}"}{ set stadt2 {mergefield stadt} } ###Hier kommt eine Absatzmarke hin (ENTER-Taste)
</code>


__Hinweise:__\\ 

  * Schauen Sie sich die Musterdokumente genau an.
  * Die Feldfunktionen schalten Sie mit der Tastenkombination ALT+F9 an oder aus.
  * Beachten Sie die korrekten Anführungszeichen (an den richtigen Stellen)!
  * Beachten Sie die richtigen Absatzmarken in Zeile 1, 2 und 4.
  * Beachten Sie die Zeilenumbruch-Marke in Zeile 3.


Die nachfolgende Datei enthält die praktische Lösung.

{{ :kb:w:2023-03-07-wordserienbriefmitgruppen-pflebitde.zip |Download der Word-Datei und der Excel-Datei "Serienbrief gruppiert mit Word und Excel" hier klicken.}}


Tipp: [[https://www.youtube.com/watch?v=ZDFc7B88nh0|Video zum Thema]]

Wenn Sie Fragen zur Bedienung haben, können Sie sich gerne per E-Mail an den Autor wenden.



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Autor: Andreas Heil\\ 
Artikel aktualisiert am: 07.03.2023\\ 
Artikel erstellt am: 05.08.2010\\