Adobe Acrobat: Datensicherung von E-Mails [PflebIT

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====== Adobe Acrobat: Datensicherung von E-Mails ======

Ab der Version Adobe Acrobat Standard 2020 ist es nun möglich, eine Datensicherung ganzer E-Mail-Bestände durchzuführen. Nun stellen Sie sich vielleicht die Frage, wann ein solches Vorgehen überhaupt notwendig ist. Schließlich sind die E-Mails doch gut im E-Mail-Programm aufgehoben? Oder etwa nicht?

Folgende beiden Szenarien bieten sich für eine solche Lösung an:


**1. Umzug auf ein neues E-Mail-System, das mir dem vorherigen nicht kompatibel ist**

Wenn Sie von einem E-Mail-System auf ein anderes E-Mail-System umziehen, besteht häufig die Schwierigkeit, dass die Übertragung der E-Mails vom einen zum anderen System mit Schwierigkeiten einhergeht. Sofern Ihnen der Aufwand zu groß ist, können Sie die alten E-Mails einfach als PDF-Dateien exportieren.


**2. Datensicherung ganzer E-Mail-Postfächern mit vielen Unterordnern, die viele verschlüsselte E-Mails enthalten**

Das nun vorgestellte Problem, ist bisher nur sehr schwer lösbar gewesen. Nun gibt es aber eine Lösung dafür.

In der Vergangenheit haben einige Firmen für jeden Mitarbeiter E-Mail-Zertifikate eingerichtet, so dass jeder seine E-Mails verschlüsselt versenden kann. Im ersten Moment mag das gut klingen. In der Praxis hat diese Vorgehensweise aber zur Folge, dass bei jeder Neuinstallation des Betriebssystems wieder alle Zertifikate neu installiert werden müssen.

Noch problematischer wird es, wenn das Unternehmen personenbezogene E-Mail-Adressen nutzt. Verlässt nun ein Mitarbeiter die Firma, so muss der nachfolgende Kollege auch dessen Zertifikate auf seinem PC installieren. Wenn es sich dann auch noch um Zertifikate handelt, die jährlich ablaufen, sitzt der PC-Techniker bei einer Neuinstallation schnell ein bis zwei Stunden, nur um die Zertifikate zu installieren. Und hoffentlich hat man die Passworte für die ganzen Zertifikate an einem zugänglichen Ort gespeichert, denn andernfalls sind die E-Mails für immer verloren. Der Dadurch entstehende Schaden ist für jedes Unternehmen immens.

In solchen Fällen bietet es sich an, die E-Mails des ausgeschiedenen Mitarbeiters als PDF-Dateien zu exportieren.

In der Vergangenheit musste man dafür jede einzelne E-Mail anklicken und abspeichern. Außerdem konnten auf diese Art und Weise die Anlagen nicht gesichert werden. 

Mit Adobe Acrobat Standard 2020 ist es nun möglich, einen E-Mail-Ordner (der wiederum viele E-Mails enthält) mit der rechten Maustaste anzuklicken und in eine PDF-Datei zu exportieren. Als Ergebnis erhält man "eine" PDF-Datei, die mit einem Inhaltsverzeichnis beginnt, das alle E-Mails mit Datum und Betreff enthält. Wählt man nun eine E-Mail aus, so können auch die Anlagen angeklickt und aufgerufen werden (das ist das beste Feature überhaupt!!!).

Für alle, die eine Lösung auf die Frage "Wie sichere ich meine Outlook-E-Mails als PDF-Dateien inklusive Anlagen?" suchen, ist die geschilderte Vorgehensweise "Die" Lösung.


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Autor: Andreas Heil\\ 
Artikel aktualisiert am: noch nicht\\ 
Artikel erstellt am: 16.01.2022\\