Outlook Adressbuch in Word nutzen

Um Adressen aus Outlook in Word zu nutzen, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Nutzung der Serienbrief-Funktion
Direkte Nutzung des Adressbuches

Der Vorteil der direkten Nutzung des Adressbuches besteht darin, das die Verbindung sehr schnell hergestellt wird. Der Nachteil besteht darin, das, im Gegensatz zur Serienbrief-Funktion, nicht alle Felder aus Outlook zur Verfügung stehen.

Um das Adressbuch direkt zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Schritt: Befehl „Adressbuch“ in Menüleiste einbauen
Der Menü-Befehl „Adressbuch“ muss nachträglich in die Menüleiste eingebaut werden. In Word 2007 und Word 2010 gehen Sie dazu wie folgt vor:

Datei > Optionen > Symbolleiste für den Schnellzugriff
Befehle auswählen > Alle Befehle
„Adressbuch“ hinzufügen

2. Schritt: Adresslayout bestimmen
Standardmäßig zeigt Outlook nur bestimmte Daten an. Um weitere Daten anzeigen zu können, schreiben Sie zuerst folgenden Text in Ihr Word-Dokument:

<PR_COMPANY_NAME>
<PR_TITLE>
<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> <PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME>
<PR_STREET_ADDRESS>
<PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY>

Abteilung: <PR_DEPARTMENT_NAME>
Büro: <PR_OFFICE_LOCATION>

Fax: <PR_BUSINESS_FAX_NUMBER>
Telefon: <PR_OFFICE_TELEPHONE_NUMBER>

Dann fahren Sie fort:

Markieren Sie nun den Text.
Registerkarte: Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern
Tragen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Neuen Baustein erstellen“ im Feld „Name“ den Wert „Adresslayout“ ein und speichern Sie.

Hinweis: Der Wert „Adresslayout“ ist ein fest in Word integrierter Wert, auch den das Adressbuch zugreift. Sie können also keinen anderen Wert hierfür benutzen.

Eine Liste aller verfügbaren Feld-Definitionen finden Sie unter: http://support.microsoft.com/kb/212345/en-us